就業管理システム
残業を減らして生産性を上げるなんて無理！？
働き方改革のために残業時間はできるだけ減らしたい、でも今の生産性は維持したい。一見すると二律背反なこの難しい問題も、ITの力を上手に利用することで解決することができます。
定められた時間で効率よく、最大限の成果を上げるための仕組みをご提案します。
働き方改革で残業を削減、大切なのは「時間を減らす」のではなく「質を上げる」
長時間労働が原因とされるうつ病や自殺の増加を受けて、残業の抑制等、労働環境の改善が求められています。残業が多い等、いわゆるブラック企業と呼ばれる企業は政府によって公表されるようにもなってきているため、顧客からの信頼の低下や社員の離職など、経営に深刻な営業も与えかねません。
自宅や外出先でも仕事ができる「テレワーク」による解決もひとつの方法ですが、やはり従業員が定時になったら帰ることができる企業風土も重要です。しかし、残業はするのが当たり前、と従業員側も思っている中で、すぐに「定時に帰りなさい」と言ってもなかなか実現しないのも現実です。このような企業風土を思い切って変えるためにはITの力を利用することが重要になってきます。
ITで解決できる課題
【課題】社員も残業するのが当たり前と思っている
定時過ぎたけれど、自分だけ先に帰るのもなぁ、、、。そんな雰囲気がオフィスの中にありませんか？頭ではわかっていてもそのような企業風土が仕事の時間配分や効率化を見直す機会を奪っているといっても過言ではありません。
- 上司や同僚が残っているの帰りにくい
- 毎日遅くまで頑張っている部下が心配で帰れない
- 毎日残業しないととても終わる仕事量ではない
このような状況を変えるにはどのようにすればよいのでしょうか？
【解決】勤怠管理システムで帰りにくい雰囲気を一掃
「帰りにくさ」は「帰るきっかけ」をつくることで改善できます。勤怠管理システムが自動的に今の残業時間を表示したり、申告しないと残業ができないような仕組みづくりをすることで、社内全体に定時退社の意識が生まれ、社員一人一人が限られた時間の中で成果を上げようと努力するようになることが期待されます。
残業を申告制にして事前に把握できます。
勤怠管理システムを導入することで、定時時刻が近づくと従業員のPC画面にメッセージを表示、残業申告や定時帰宅を促します。申告された残業時間や理由を管理することで、不要な残業をなくし必要な残業だけを行わせることができます。
超過傾向を把握 ～自動集計で規定残業を超える前にアラート
勤怠データの自動収集・集計により、いつでも勤務状況を把握することができます。規定の残業時間を超える前にアラートを受け取ることで、残業の原因となる業務や人員配置を見直し、残業を減らす職場づくりが可能になります。
【課題】社員・従業員の勤怠状況を手作業で管理するのが大変
裁量労働制、フレックスタイム、時差出勤、テレワークなど、従業員一人一人のワークスタイルが異なると出退勤の管理には手間がかかります。そんな状況下、手作業で管理していると、締め作業の段階になって初めて過重労働が発覚する可能性も。有給休暇が規定より少なく見積られたり、逆に過剰に消化されていたりといったトラブルにもなりかねません。
【解決】ITを活用して勤怠管理の精度を高める
複雑化する勤怠管理の問題は、ITを活用することで解決できます。人手を増やさなくても、これまで以上に精度の高い管理が可能になるでしょう。
勤怠状況をリアルタイムで把握・集計
タイムレコーダー、ICカードリーダー、Web打刻、携帯電話などから打刻した出退勤のデータを、好きなタイミングで収集・集計することが可能です。
効率的な人員配置が可能に
残業が多いなどの兆候を見て「就業時間実績」や「休暇残数」、「人件費の目安」などを確認しながらスケジュールを作成。効率的な人員配置をすることが可能です。
過重労働を自動的に告知
会社で規定した時間外労働の限度を超過しないように、対象者・管理者に対して段階的にアラームチェックメールを送信し過重労働に対する気づきを与えることができます。
